Codice di comportamento
Cari dipendenti
Benvenuti al nostro codice di comportamento. Questo documento è molto più di un elenco di regole e linee guida. Al centro di questo codice ci sono i nostri valori e le nostre convinzioni condivise che costituiscono la base della nostra collaborazione all'interno di Hoval, così come con i nostri clienti, partner e la società.
I nostri valori Hoval - familiare, tecnologico, orientato alle soluzioni e responsabile - così come il nostro impegno per il lavoro di gruppo, la fiducia e l'onestà, sono i pilastri del successo della nostra azienda. Un aspetto centrale dei nostri valori è la responsabilità, che comprende la responsabilità verso i dipendenti, i partner commerciali e la società.
Un'altra parte della nostra responsabilità consiste nell'osservare sempre ed ovunque le leggi vigenti e i nostri principi, nel rispettare i valori etici e nell'agire in modo sostenibile. Abbiamo redatto il presente codice di comportamento per garantire che ognuno di noi comprenda e accetti questa responsabilità. Esso funge da guida per noi e si applica a tutti i membri dell'azienda, dalla direzione ai dirigenti, fino a ogni singolo dipendente. Il Codice definisce i principi legali ed etici fondamentali che il Gruppo Hoval si impegna a rispettare. È una linea guida per il nostro comportamento e le nostre decisioni, sia all'interno di Hoval che nelle relazioni esterne, perché tutti condividiamo la responsabilità della reputazione di Hoval. Vi preghiamo, cari dipendenti, di leggere attentamente questo Codice di comportamento e di utilizzarlo insieme a noi come linea guida per le nostre azioni quotidiane.
La direzione di Hoval
Fabian Frick Peter Gerner Remo Bretscher
Nota: “Le denominazioni maschili utilizzate in questa lettera valgono sia per le donne che per gli uomini e sono utilizzate solo per migliorare la leggibilità”.
Comportamento nell'ambiente aziendale
Rispetto della legge e dell'ordine pubblico
Il rispetto delle leggi, delle normative nazionali ed internazionali e delle linee guida aziendali del Gruppo Hoval è il principio base del nostro comportamento aziendale responsabile. Ci impegniamo a rispettare sempre tutti i divieti e gli obblighi di legge applicabili, anche se ciò può comportare svantaggi economici o sfide per Hoval o per i singoli. Le nostre azioni devono sempre essere guidate dal principio di non violare i requisiti legali.
Evitare conflitti di interesse
Siamo tenuti ad agire sempre nell'interesse di Hoval ed indipendentemente da legami personali, familiari o di altro tipo, sia nel lavoro quotidiano che nelle decisioni aziendali. Non dobbiamo abusare della nostra posizione in Hoval per ottenere vantaggi personali. I conflitti di interesse con interessi privati o altre attività economiche o di altro tipo, comprese quelle di persone e organizzazioni collegate, devono essere evitati fin dall'inizio. Se tuttavia si verificano, è necessario informare immediatamente il responsabile di linea o il Compliance Officer per trovare insieme una soluzione trasparente. La segnalazione al superiore gerarchico o al responsabile della compliance deve essere fatta il più presto possibile, in modo da evitare l'insorgere di conflitti di interesse.
Concorrenza leale e lotta alla corruzione
Hoval attribuisce grande importanza ai buoni rapporti commerciali e si batte per la trasparenza, la comunicazione aperta, l'integrità e i dipendenti motivati e responsabili. Su questo si basano la nostra reputazione e la fiducia dei clienti, nonché il nostro successo economico nella competizione globale.
Le nostre attività commerciali devono sempre essere conformi alle normative locali. Qualsiasi violazione delle leggi antitrust, delle norme sulla concorrenza o delle leggi sulla corruzione è per noi inaccettabile. Le tangenti o gli accordi di cartello non sono per noi un mezzo per ottenere ordini. Nella competizione per i clienti e nei rapporti con i fornitori ci atteniamo costantemente alle norme di legge.
Ci impegniamo a non effettuare pagamenti inappropriati a funzionari pubblici, persone del settore privato, persone politicamente esposte o partiti politici al fine di ottenere vantaggi illeciti o trattamenti preferenziali. Ciò include anche l'accelerazione dei processi ufficiali. Ci rifiutiamo inoltre di accettare donazioni che possano dare l'impressione di influenzare impropriamente relazioni o decisioni commerciali, o che possano servire come corrispettivo per un trattamento preferenziale di terzi.
Prevenzione del lavaggio di denaro
Rispettiamo le normative vigenti in materia di prevenzione del lavaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo e non partecipiamo al finanziamento di attività illegali. Adempiamo ai nostri obblighi legali di prevenzione del riciclaggio di denaro.
I nostri dipendenti sono tenuti a vigilare in caso di irregolarità nei pagamenti, in particolare in contanti, o di altri comportamenti sospetti da parte di clienti e partner e a segnalare i casi sospetti.
Restrizioni commerciali e boicottaggi
Hoval opera in vari mercati del mondo ed è soggetta a diversi sistemi legali. In conformità con la nostra politica aziendale, ci impegniamo a rispettare tutte le leggi in materia di esportazione e importazione, comprese le sanzioni commerciali e gli embarghi riconosciuti. La possibilità di esportare un prodotto, un servizio o una tecnologia da un paese all'altro dipende da molti fattori, tra cui la caratteristica dell'articolo, il paese di origine, l'uso e l'utente finale. Le sanzioni e gli embarghi limitano le transazioni con determinati paesi, persone ed entità designate e per determinati usi. Pertanto, rispettiamo tali restrizioni ed otteniamo tutti i documenti necessari prima di effettuare una transazione o di esportare le nostre merci.
Sicurezza e conformità legale dei nostri prodotti
Sviluppiamo e produciamo prodotti sicuri ed ineccepibili e rispettiamo le leggi e le normative tecniche sui nostri prodotti. I nostri prodotti non devono presentare difetti o proprietà che possano compromettere in qualche modo la salute dei nostri clienti.
Comportamento in Hoval
Trattamento paritario e non discriminazione
Una cultura familiare basata sulle pari opportunità, sull'apprezzamento e sulla fiducia e il rispetto reciproci è di grande importanza per noi. Promuoviamo la parità di diritti e preveniamo le molestie e la discriminazione in tutti i settori. Trattiamo tutti i dipendenti allo stesso modo e ne tuteliamo l'integrità personale, la sfera privata e i diritti personali, indipendentemente da sesso, età, colore della pelle, origine etnica, razza, identità sessuale, ideologia, disabilità o religione.
Diversità ed inclusione
Siamo convinti che la diversità della nostra forza di lavoro rappresenti un grande valore aggiunto per Hoval. Porta nuove idee, prospettive diverse ed esperienze variegate in un'atmosfera familiare che promuove i nostri valori. Per diversità intendiamo una forza di lavoro che comprende una gamma di culture, generazioni, generi, etnie, nazionalità, abilità, background sociali e tutte le altre caratteristiche particolari che ci contraddistinguono come individui. Per noi inclusione significa creare un ambiente di lavoro in cui ogni individuo possa contribuire attivamente al successo dell'azienda e in cui le capacità, le esperienze e le prospettive individuali di tutti i dipendenti siano valorizzate e rispettate.
Diritti umani e diritti dei dipendenti
Ci battiamo per il rispetto dei diritti umani riconosciuti a livello internazionale. Rifiutiamo di fare affari con fornitori e clienti che utilizzano pratiche che violano i diritti umani, punizioni fisiche, violenza, discriminazione o norme illegali sugli straordinari. Inoltre, rifiutiamo rigorosamente qualsiasi forma di lavoro forzato e di lavoro minorile e lo esigiamo anche dai nostri fornitori e clienti. È riconosciuto il diritto di tutti i dipendenti ad una remunerazione adeguata. Sia la remunerazione che gli altri benefici corrispondono almeno ai rispettivi requisiti legali nazionali e locali ed agli standard dei rispettivi settori economici e regioni.
Salute e sicurezza sul lavoro
Hoval si impegna a garantire un ambiente di lavoro sano e sicuro in tutto il mondo per i nostri dipendenti, partner commerciali ed ospiti. Ciò include il rispetto delle norme del diritto del lavoro, la garanzia di contratti e condizioni di lavor legalmente ineccepibili e il rifiuto dell’abuso di droghe e sostanze. I dipendenti e i partner commerciali devono essere familiari con le nostre politiche interne per ridurre al minimo i rischi sul posto di lavoro all’interno delle nostre strutture e quando lavorano con i nostri clienti.
La sicurezza e la tutela della salute dei nostri dipendenti sono obiettivi tanto importanti quanto la qualità del prodotto e il successo economico di Hoval. Questi principi sono parte integrante di tutti i processi operativi e vengono presi in considerazione fin dalla fase di pianificazione. Ogni dipendente contribuisce alla tutela della sicurezza e della salute e segue le normative pertinenti. I dirigenti sono obbligati a formare e supportare i propri team in questo senso. Gli stessi standard di sicurezza valgono anche per i dipendenti dei subappaltatori che lavorano per conto di Hoval.
Comportamento nella società
Protezione dell’ambiente
La responsabilità per l’energia e l’ambiente ha una lunga tradizione e rappresenta una priorità assoluta nel nostro pensiero e nelle nostre azioni.
Il clima interno e il clima globale hanno una relazione reciproca. Ci assumiamo la responsabilità che ne deriva e sviluppiamo e produciamo soluzioni per il clima interno che salvaguardano l’ambiente grazie a tecnologie innovative. L’attenzione è rivolta all’efficienza energetica, alla promozione delle energie rinnovabili, alla minimizzazione delle emissioni, alla longevità e all’uso di materiali rispettosi dell’ambiente e riciclabili.
Ci impegniamo a ridurre l’impatto ambientale delle nostre attività commerciali riducendo continuamente il consumo di energia e di materie prime, i rifiuti, il consumo di acqua e le emissioni. In qualità di azienda responsabile, siamo fortemente impegnati a lasciare una struttura ecologica intatta per le generazioni future. Rispettiamo le leggi e i regolamenti ambientali applicabili. Incoraggiamo i nostri dipendenti a prendere coscienza del proprio impatto ambientale personale e sosteniamo le iniziative corrispondenti.
Impegno sociale e donazioni
Hoval si considera un membro attivo della società e si impegna in vari modi. Le nostre donazioni o altre forme di impegno sociale sono effettuate esclusivamente nell’interesse del bene comune.
Le donazioni devono essere effettuate in modo etico e con integrità. Non vengono erogati contributi finanziari a partiti o gruppi politici in nessuna parte del mondo. In nessun caso i fondi verranno utilizzati per attività che violino la legge applicabile o i regolamenti interni.
Trattamento di dati, informazioni, sistemi informativi e social media
Protezione dei dati
Hoval si impegna ad adottare tutte le misure necessarie per garantire la protezione dei dati personali dei nostri dipendenti, clienti e partner. Una violazione dei dati può avere conseguenze significative per Hoval e danneggiare la sua reputazione e quindi la fiducia in Hoval. Pertanto, i dati personali devono essere gestiti con estrema attenzione e precauzione.
L’accesso ai dati personali può essere consentito solo alle persone autorizzate. I dati personali possono essere raccolti, trattati o utilizzati solo se esiste una base legale per ciò o se l’interessato ha dato il consenso esplicito. Con la continua digitalizzione dei nostri prodotti e servizi, attribuiamo grande importanza all’integrazione della protezione dei dati e della sicurezza delle informazioni nella fase di progettazione e sviluppo dei nostri progetti fin dall’inizio. Ciò segue il principio della «Privacy by Design» e garantisce non solo il rispetto dei requisiti legali, ma anche il loro ancoraggio nei nostri processi aziendali.
Informazioni confidenziali / segreti commerciali
Tutte le informazioni che i dipendenti ricevono in relazione al loro lavoro sono generalmente considerate interne o confidenziali. Queste informazioni riservate e segreti commerciali sono molto importanti, devono essere sempre protetti e preservati e non devono essere utilizzati in modo improprio o trasmessi a proprio vantaggio o in altro modo. Si applica un rigoroso obbligo di riservatezza. Si tratta principalmente di strategie commerciali e di marketing, competenze tecniche su prodotti, sistemi e processi di produzione, dati dei clienti ed informazioni operative e finanziarie.
Ciò esclude determinate informazioni che sono state pubblicate da Hoval o sono visibili in documenti accessibili al pubblico o sono necessarie nel processo di vendita.
Rispettiamo inoltre le informazioni confidenziali e i segreti commerciali degli altri.
Sistemi informativi e social media
Gli strumenti tecnici messi a disposizione da Hoval, come i sistemi informatici, gli indirizzi e-mail ed altri mezzi di comunicazione, sono destinati esclusivamente all’uso previsto, lecito ed etico e non devono essere utilizzati in modo improprio o non etico.
È severamente vietato accedere, scaricare o condividere contenuti offensivi, criminali o inappropriati.
I social media ci consentono di condividere informazioni in modo rapido, ampio e completo. È importante essere sempre consapevoli dell’impatto che può avere la distribuzione di immagini e testi provenienti da Hoval, dal posto di lavoro o da colleghi. Dei post imprudenti o pubblicazioni premature possono avere conseguenze impreviste, tra cui danni alla reputazione dei dipendenti e di Hoval. Questo è da evitare.
Integrità finanziaria
Assicuriamo una documentazione attenta e completa delle transazioni commerciali e quindi garantiamo che i documenti finanziari e contabili siano conformi agli standard legali e contabili specificati da Hoval e descrivano in modo veritiero i risultati delle attività commerciali. Non svolgiamo mai attività fraudolenti o altre attività illegali.
Protezione della proprietà aziendale
Trattiamo con cura le proprietà e i beni di Hoval e li utilizziamo solo per scopi aziendali e non per uso personale se non espressamente autorizzato. Proteggiamo la proprietà da perdite, danni, uso improprio, furto, frode ed altri danni. Questo vale sia per i beni materiali che per quelli immateriali.
La proprietà intellettuale di Hoval è per noi un bene prezioso e un vantaggio competitivo decisivo, che proteggiamo costantemente dall'accesso non autorizzato di terzi.
Utilizziamo le nostre risorse in modo appropriato ed attento.
Ambito di validità / implementazione
Il presente Codice di comportamento è impegnativo per tutti i dipendenti di Hoval, compresi il Consiglio di amministrazione, la Direzione generale e tutti i livelli dirigenziali, indipendentemente dalla loro posizione o dal luogo di lavoro. Si applica anche ai partner esterni come fornitori, consulenti, partner commerciali ed altri partner commerciali che lavorano per nostro conto o in collaborazione con noi.
Ogni singola società del Gruppo è responsabile dell'attuazione del Codice e di garantire che il rispetto delle linee guida e degli accordi non comporti svantaggi per i dipendenti.
I nostri dirigenti hanno una particolare funzione di modello nelle loro azioni. Sono il primo punto di contatto per le domande sulla comprensione delle norme e si assicurano che tutti i dipendenti conoscano e comprendano il Codice di comportamento. In caso di comportamenti inaccettabili, adottano misure adeguate per prevenire le violazioni nelle loro aree di responsabilità.
Tutti i dipendenti si impegnano a rispettare il presente Codice e ad assicurare che il loro comportamento sia conforme alla legge e al Codice di comportamento, alle linee guida e alle direttive di Hoval.
Segnalazione e persone da contattare
Invitiamo tutti i dipendenti a segnalare comportamenti, attività o violazioni di norme, leggi o linee guida sospette.
Le segnalazioni di possibili violazioni devono essere fatte direttamente all'indirizzo e-mail della compliance compliance@hoval.com. La segnalazione può essere fatta anche in modo riservato. Se non è disponibile l'e-mail, è possibile contattare direttamente il Compliance Officer del sito per telefono.
Hoval assicura a tutti i dipendenti che il segnalante e la segnalazione saranno trattati in modo confidenziale e che la segnalazione sarà oggetto di indagine. Terzi non autorizzati non hanno accesso ai canali di segnalazione utilizzati. Il whistleblower riceverà una conferma di ricezione dopo 7 giorni lavorativi e un feedback tre mesi dopo la conferma di ricezione della segnalazione per sapere se e, in caso affermativo, quali misure sono state adottate a seguito della segnalazione.
Non saranno tollerate violazioni del Codice di comportamento a tutela di Hoval e dei suoi dipendenti. La mancata osservanza può comportare azioni disciplinari fino al licenziamento, nonché procedimenti civili e penali.
Vi ringraziamo, cari dipendenti, per il vostro prezioso supporto e per il rispetto quotidiano del Codice di comportamento.
In vigore dal 03.06.2024